Para definir clara e inequívocamente las actividades que permiten asegurar que la gestión medioambiental se desarrolla de la manera más eficiente y se ajusta a los requisitos establecidos en el Reglamento 761/2001, se hace necesario documentar el Sistema de Gestión Medioambiental (SGMA).

                Además para que el SGA sea verificado por un tercero, es necesario elaborar un conjunto de documentación donde se describe lo que hay que hacer, y documentación que justifique que las actividades se han realizado conforme a los procedimientos e instrucciones.

                En un primer nivel situaríamos el Manual de Gestión Medioambiental, que es el marco de referencia para cualquier práctica que el Ayuntamiento realice o controle y que se realice de un modo u otro con el medio ambiente. Es, en cierta manera, el documento más importante en la realización, implantación y mantenimiento de un SGA, ya que especifica y describe las normas, mecanismos, responsabilidades, estructura organizativa y sistemas de control que es necesario aplicar y seguir para poner en práctica el SGA.

                Seguidamente encuadraríamos los Procedimientos e Instrucciones Técnicas, que constituyen los documentos operativos del sistema. Los primeros, un total de 16,  describen los pasos a seguir para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación, incluyendo los elementos técnicos que deben emplearse, las condiciones que se requieren, el alcance y las limitaciones fijadas al personal que interviene. Las segundas se desarrollan para todas aquellas actividades que requieren indicaciones específicas, relacionados con actividades críticas (generadoras de aspectos medioambientales) para satisfacer un objetivo medioambiental. Cabe destacar la importancia del PMA-01 Procedimiento para la identificación y evaluación de aspectos medioambientales.

Y en un tercer nivel, aunque no por ello menos importante, nos encontramos con:

             * Declaración ambiental: se trata del documento de comunicación medioambiental por excelencia del Ayuntamiento, donde se pone en conocimiento del público en general y de las partes interesadas cuál es el impacto que tiene el Ayuntamiento sobre el medio ambiente; qué comportamiento medioambiental tiene el Ayuntamiento, y qué mejoras medioambientales llevar a término el Ayuntamiento.

            *  Política Medioambiental: en ella se describen los principios de acción del municipio respecto al medio ambiente y ha de servir de marco para establecer los objetivos medioambientales.

            * Plan de emergencias medioambientales se trata de un informe sobre la preparación y la reacción en situaciones de emergencia que puedan sufrir las instalaciones y las actividades municipales, sea cual sea su origen, incluidas en el SGA.